Los gerentes o administradores dependen de
medios formales e informales para obtener los
datos que requieren para tomar decisiones.
La información formal llega a manos de los gerentes mediante
informes administrativos y
estadísticas de rutina.
Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina
Sistema de Información Gerencial (SIG).
La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia
personal,
educación, sentido común, intuición y
conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.
DEFINICION
Los
sistemas de información gerencial son una colección de
sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las
operaciones como de la administración
En
teoría, una
computadora no es necesariamente un ingrediente de un
Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las
computadoras.
Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la
productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores.
Actividades Principales de los SIG
1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.
2.- Proporcionan información en
manuales, electromecánicos y computarizados
3.- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.
PLANEACION Y CONTROL.
Todas las
funciones gerenciales; Planeación,
Organización,
Dirección y Control son necesarias para un buen
desempeñoorganizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la
Planeación y el Control son necesarios los
Sistemas de Información Gerencial
Por tanto el
valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia
Calidad:
Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad:
Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a
tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los
objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad:
Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia:
La información que le es proporcionada a un
gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
DESARROLLO DE UN S. I. G.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y
dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa
Sin embargo, aun cuando
la organización no se haya
impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una
función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los
formularios de
registro o
archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de
informe.
Actualmente la Alta
Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de
planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la
competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los
recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para
poder realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una
gerencia estratégica adecuada. La
introducción de la
tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las
organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la
integración efectiva del
análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos
ESTRUCTURA DE UN S. I. G.
Así mismo se define SIG como:
Un sistema integrado usuario –maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por
el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever información que apoye las operaciones,
la administración y las funciones de toma de decisiones en
una empresa.
El sistema utiliza equipos de
computación y
software, procedimientos, manuales,
modelos para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una
base de datos.
El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.
1.-La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su
estado.
2.-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el
control Administrativo.
4.-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de
política de los niveles más altos de la administración.
CONCLUSIÓN:
La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. Es por eso que en la actualidad la empresa que no lleve un sistema cualquiera que este sea no se considera estar a la
vanguardia.
