miércoles, 24 de abril de 2013

MANUAL DE SELECCIÓN Y CAPACITACION


MANUAL DE SELECCIÓN Y CAPACITACION

Para la organización es importante tener la persona indicada en el puesto indicado. Para ello el proceso de selección más que conocimientos busca personal con actitud de servicio y de trabajo en equipo.
El proceso de selección consta de seis etapas:
  1. Reclutamiento
  2. Selección de candidatos
  3. Aplicación de pruebas psicotécnicas
  4. Entrevista personal
  5. Visita domiciliaria
  6. Firma de contrato
  7. Capacitación

  1. El proceso de reclutamiento: iniciara en las Universidades en donde tengan la facultad de derecho con la cuales de harán convenios para que sus estudiantes tengan la oportunidad de laborar en nuestra empresa.
  2. Selección de candidatos: se definen los perfiles de los cargos y se escogen las hojas de vida que cumplan con dicho perfil.
  3. Aplicación de pruebas psicotécnicas: Los candidatos seleccionados serán citados a presentar las pruebas psicotécnicas. En un plazo de 1 día se llamaran a los candidatos mas calificados y a los demás se les enviara una carta de agradecimiento por la participación en el proceso de selección.
  4. Entrevista personal: Los candidatos seleccionados en la tercera fase se citaran a una entrevista con los directivos de la empresa. De esta fase clasifican dos candidatos.
  5. Visita Domiciliaria: Se realizara visita domiciliaria a los dos candidatos clasificados, en esta fase se define el la persona que se contratara.
  6. Firma de contrato: en esta fase se solicita los documentos necesarios para la contratación, se firma contrato de trabajo.
  7. Capacitación: La capacitación inicia en una reunión de  bienvenida por parte de los demás empleados de la empresa, posteriormente se da por iniciado el proceso de capacitación el cual dura 20 días hábiles.

FORMATOS DE SEGUIMIENTO DE GESTION

FORMATO DE ATENCIÓN AL USUARIO
Documento utilizado por los asesores para atender a los usuarios, busca brindar un carácter más formal y controlado a las consultas realizadas por los titulares o responsables de los créditos en mora. Con el fin de llevar un control y constancia de la atención al usuario. Para verificar su veracidad el supervisor escogerá al azar formatos diligenciados y les realizara auditoria. En esta auditoria llamara a los clientes para constatar la calidad de servicio realizado y su resultado.
FORMATO DE VISITA DE CAMPO

Este formulario será diligenciado por los visitadores de campo. Con el fin de llevar un control y constancia de visita. Para verificar su veracidad el supervisor escogerá al azar formatos diligenciados y les realizara auditoria. En esta auditoria llamara a los clientes para constatar la visita realizada y su resultado.


FORMATO EXTERNO

FORMATO EXTERNO


Formato empleado para medir la satisfacción de nuestros clientes y determinar los lineamientos para trabajar en una mejora continua de la Organización. Es diligenciado por los directivos que hacen las negociaciones de cartera.

FORMATO INTERNO

FORMATO INTERNO

Todos los empleados deben tener destreza en el manejo de herramientas de office y tecnologías de la información, ya que serán elementos fundamentales para el buen desempeño en sus labores. Por tal motivo todos lo empleado serán capacitados en estos temas.




lunes, 22 de abril de 2013

FORMATOS Y FORMULARIOS


EL FORMATO DE ATENCIÓN AL CLIENTE Es básico para la atención de un usuario, en el se ingresa la información básica  actualizada del titular de la obligación.


domingo, 21 de abril de 2013

OBJETIVOS

OBJETIVOS A LARGO PLAZO:


  1. Tener una cartera permanente de  1.000 millones de pesos 
  2. Lograr una efectividad del 12% en la recuperación de cartera
  3. Abarcar todo el territorio del departamento del Meta y Casanare.


OBJETIVOS A CORTO PLAZO
  1. Adquirir el programa CRM adecuado para la empresa
  2. Crear un software que permita generar alertas en procesos jurídicos e impida vencimiento de terminos y problemas en los procesos.
  3. Brindar capacitación a los empleados de manera trimestral.


NIVELES DE INFORMACION

NIVELES DE INFORMACIÓN

La información contenida manejada por el personal  es confidencial y solo puede ser utilizada por la persona a la cual esta dirigida. para ello se cuenta con cuatro niveles de información:Cualquier uso, divulgación,copia, distribución, impresión o acto derivado del conocimiento total o parcial de información de la empresa sin autorización será sancionado de acuerdo con las normas legales vigentes. 
1. Nivel Accionista: Junta de Socios

2.Nivel Directivo: Director General

3.Nivel intermedio: Lideres de área

4.Nivel Operativo: Asesores, operadores, visitadores.





De acuerdo con la funcionalidad de la empresa se determino establecer el programa OAS como el mas acertado para lograr que la empresa logre la productividad esperada. Este Sistema sera aplicado en todos los niveles de la organización tanto en el operativo como en el estratégico.

En el nivel operativo los empleado podrán:


  • Administración de información (clientes, actividades, eventos)
  • Programación (mediante la agenda electrónica).
  • Comunicación (a través de correo electrónico, correo de voz o videoconferencias).
  • Procesamiento y  edición de documentos con calidad.
  • Diseño, gráficas y características especiales de distribución.


En el nivel intermedio y estratégico se podrá:
  1.    Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido.
  2.        Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que  se  exijan   y   entregar al Gerente, un balance correspondientes.
  3.     Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes. 
  4.      Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas y externas.
  5.              Presentar los informes

lunes, 1 de abril de 2013

SERCOB SAS



SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN COBRANZAS S.A.S


SERCOB SAS  es una empresa especializada en la cobranza, recuperación, protección y defensa de su patrimonio.
Nuestro objetivo es ser su principal aliado en sus actividades comerciales, garantizando los mejores resultados mediante técnicas profesionales de cobro, la continua capacitación y especialización de nuestros asesores (gestores), y sistemas de seguimiento, control de la gestión realizada.

MISIÓN

SERCOB SAS es una empresa de servicios especializados en cobranza que satisface efectivamente las necesidades de recuperación, protección y defensa del patrimonio de nuestros clientes, aplicando los más altos estándares de calidad en la prestación de nuestros servicios.

VISIÓN

SERCOB SAS se proyecta como una empresa líder y reconocida a nivel regional por su calidad humana compromiso y ética profesional, generando resultados positivos y fluidez en la recuperación del patrimonio de nuestros clientes.

VALORES CORPORATIVOS

  • HONESTIDAD
  • LEALTAD
  • RESPONSABILIDAD
  • TOLERANCIA
  • COMPROMISO

POLÍTICAS

Nuestra organización entrega a sus clientes servicios de excelencia en ámbitos como Atención de Cliente, Aseguramiento de Ingresos y Administración de Carteras; con altos estándares de Calidad. Para esto SERCOB SAS, está comprometida con la mejora continua de los procesos y con los distintos niveles de la empresa: accionistas, empleados y el medio en donde nos desenvolvemos.

SERCOB SAS empresa de cobranza, sustenta estos compromisos en los siguientes principios:

  • Política de calidad
Ser una organización alineada con los objetivos de nuestros clientes. Adecuándonos a sus necesidades, con los mejores estándares del mercado, cumpliendo con sus exigencias y requerimientos.

  • Política de formación y capacitación
Promover el desarrollo permanente de los integrantes de la organización como pilar fundamental del crecimiento de ésta, contando con un personal competente, perseverante, adaptable a los requerimientos del mandante y con capacidad de trabajar en equipo, dentro de un grato ambiente laboral

  • Política de resultados
Planificar y medir en forma sistemática el desempeño de nuestros procesos, en base a nuestros objetivos y los requerimientos de nuestros clientes, para el perfeccionamiento constante de nuestros servicios, tecnologías y sistemas.
En base a la experiencia en el mercado y en la constante búsqueda de nuevas estrategias, lograr de SERCOB SAS una empresa diferenciada y sustentable en el tiempo.


BENEFICIOS PARA SU EMPRESA

1.    PROFESIONALES ESPECIALIZADOS EN RECUERACION DE CARTERA

2.    MEJORES RESULTADOS EN LA RECUPERACION DE CARTERA

3.    LIQUIDEZ PARA SU EMPRESA

4.    CALIDAD HUMANA EN NUESTROS SERVICIOS

5.    SOSTENIMIENTO DE SUS CLIENTES


PROFESIONALES ESPECIALIZADOS EN RECUPERACION DE CARTERA.


EXPERIENCIA: Nuestra empresa cuenta con profesionales con 6 años de experiencia en la gestión de cobros, recaudación con bancos e instituciones especializadas. Profesionales calificados y especialistas. Personal 100% propio: reclutamiento y capacitación a través de especialistas

MEJORES RESULTADOS EN LA RECUPERACION DE CARTERA
Como su principal aliado estamos en la capacidad de mantenerlos informados en tiempo real de la gestión hecha a sus clientes, y de esta manera pueda tener un control sobre la  productividad que generamos a su empresa.
Nuestro compromiso es tener unos indicadores de gestión que permitan de manera fácil y concreta ver los resultados en el recaudo de cartera.

LIQUIDEZ PARA SU EMPRESA
Mejoramos su recuperación de cartera lo que se refleja en el flujo de efectivo y por ende en su liquidez

CALIDAD HUMANA
Nuestro objetivo es la recuperación de cartera de tal manera que permita seguir una buena relación comercial con sus clientes. Es por esto que contamos con un personal con calidad humana que permita hacer una gestión que no  afecte esta relación.

SOSTENIMIENTO DE LOS CLIENTES
El sostenimiento de sus clientes es un valor agregado que ofrecemos con el fin de contribuir generando un enfoque de fidelización y retención de sus clientes. Actividades como felicitaciones en fechas especiales entre otros, son hechos demostrados que permiten generar una mejor relación con sus clientes



NUESTROS SERVICIOS

Cobranza Preventiva:


Consiste en el seguimiento a la gestión comercial, se lleva acabo en la postventa.
Este servicio está orientado a que el cliente optimice la gestión de cobranza recordando las fechas de vencimiento de las obligaciones adquiridas. (De 0 a 30 días)
Características:
  • confirmación de pagos
  • Recordar vencimiento y pago
  • Cobro en los plazos definidos por el cliente

Cobranza Prejudicial
 Área encargada principalmente en la agilización y retorno de valores de una manera confiable, es un punto de vital importancia para la actual dinámica de Negocios. (De 30 a 120 días)
Características:
  • Cobranza telefónica
  • Emisión de cobranza dirigida a domicilios (Visitas)
  • búsqueda de antecedentes y nuevos domicilios
  • Visita terreno a deudores
  • Registro histórico de gestiones
Convenios y Negociaciones

Cobranza Judicial: 


Área encargada de la representación de los intereses de nuestros clientes en procedimientos legales asociados a la recuperación de valores.



Característica:
  • Abogados encargados de la gestión y manejo en los estrados judiciales
  • Supervisor del área judicial encargado del control y avances
  • Efectividad en recupero de valores vía judicial
  • Defensas
  • Estudios de títulos
  • Daciones en pago
  • Firma de convenios judiciales

PROCESOS
La gestión de cobro se realiza de acuerdo a diferentes procesos:
Proceso de gestión de cobro telefónico
Proceso de gestión de cobro directo (visitas)
Proceso de negociación (según políticas de las diferentes entidades)
Proceso de localización
Proceso de Monitoreo de la Gestión

COBERTURA
Departamento del Meta: Villavicencio, Acacias, Granada, fuente de oro, San Martín, Restrepo, Cumaral, Paratebueno, Barranca de Upia, Guamal, Cubarral, San Juanito, Castilla la Nueva, San Carlos de Guaroa, puerto López, Puerto Gaitán.

Departamento de Casanare: Villanueva, Monterrey, Tauramena, Aguazul, Yopal entre otros.










ESTUDIO DE MERCADO

El manejo de cartera de una empresa es de vital importancia ya que representa la liquidez con la que puede contar la empresa para su normal funcionamiento.

El mercado objetivo  esta en empresas de microcreditos y comercializadoras de electrodomésticos con ventas a crédito. según el estudio realizado, del total de la muestra solo el 15% de los entrevistados tienen un departamento o área encargada de la cobranza. el 85% restante hace esta tarea de manera empírica, generando problemas en la relación futura con sus clientes. Muchas de estas empresas no cuentan con personal adecuado para realizar esta tarea.





No contar con personal calificado para realizar labores de cobranza se refleja en los resultados obtenidos
en recuperación de cartera. en la gráfica se puede apreciar que el 94% de las empresas encuestadas tiene un resultado regular o malo en esta actividad.



como se puede observar la persepcion de contratar una organización encargada de la cobranza es del 75% del total de los encuestados

Se observa que los estratos predominantes en los clientes de las empresas son el estrato 2,3 y 4  los que representa el 90% de las ventas de estas.
esto es importante para establecer las estrategias de negociación para recuperación de cartera






ESTRATEGIA DE OPERACIONES

La estrategia de operaciones consiste en implementar las políticas que van a diferenciar la empresa de la competencia. Para ello es importante la generación de resultados positivos que se van a reflejar en la liquidez de nuestros clientes.
el voz a voz sera nuestro principal fuente de publicidad. un cliente satisfecho genera mas clientes interesados en contratar nuestros servicios



ORGANIGRAMA


CAPACITACION

Todo el personal se capacitara en:


  1. Técnicas de negociación y manejo de objeciones.
  2. Capacitación en servicio al cliente
  3. Idoneidad en sistemas de informacion
  4. Aptitudes en manejo de programa de la empresa